Auftragsmanagement - Sistrade MIS|ERP Software

Sie können Ihre Verkäufe mit einem integrierten System steigern!

Die SISTRADE Lösung für das vollständige Unternehmens-Management ist keine traditionelle Management-Software, sondern ein integriertes System für die Managementunterstützung welche eine Anzahl an Modulen umfasst die mit dem Produktionsmanagement verknüpft sind, Liefermanagement, Finanzwesen und auch ein CRM (Kunden-Beziehungs-Management), dies bedeutet das alle Details und Informationen konsequent auf ein effizientes Management ausgerichtet sind, um Informationen zu verbinden und zu ergänzen. Die Informationen der Buchhaltung sind automatisch mit dem operativen Geschäft und der Kostenrechnung der Fertigung und Logistik verbunden sowie mit den operativen Informations- & Controlling-Funktionen was den Kunden jederzeit ermöglicht wirtschaftliche Analysen und Reports durchzuführen (alle Buchungen sind in der Kontenführung gespiegelt enthalten).

Kalkulations-/Angebotsmanagement;
Dynamische Preislisten;
Auftragsmanagement;
Mehrstufige Lieferpläne je Auftrag;
Beliebige Anzahl Lieferadressen;
Abrechnung von ergänzenden Leistungen welche nicht im Auftrag definiert waren;
Kunden-Rechnungs-Management;

Provisionswesen für Vertreter und Agenturen;
Verkaufsprovisionen für Verkäufer;
Direkter e-mail-Versand, mit Nachricht in Datenbank;
Möglichkeit Dateien anzuhängen bzw. zu verbinden, wie z.B. Bestellung vom Kunden;
Versandmanagement und Steuerung;
Abschluss der Leistung mit Lieferschein.

Preislisten

Das Management von Preislisten ist heute für Unternehmen eine nützliche Funktion basierend auf Produktkatalogen, dies ermöglicht vielfältige Sichten in Bezug auf die anzubietenden Artikel für die Kunden. Die Einstellungen einer Preisliste basieren auf der Definition von Preisregeln, hierbei kann der Anwender für jede Untergruppe Funktionen des Artikels definieren, welche dann einen Einfluss auf den Preis haben. Hiernach können spezifische Preise je Kunde oder Markt oder allgemeine Preise eingestellt werden. Mit dem Erhalt und setzen einer Auftragsbestätigung, sammelt das System dann automatisch die Informationen aus den Preislisten.

Angebots-Management

Aus Sicht des Kunden wie auch der heutigen Marketingkommunikation ist es für Angebote normal unterschiedliche Mengen und Produkte anzufragen, jedoch wird das handling und die Übersicht hierüber zunehmend schwierig. Hierfür bietet das Angebotsmanagement-Modul das Gruppieren eines Satzes von Anfragen und Angeboten in einem Dokument und ermöglicht damit eine einfache Ausgabe und Kommunikation mit dem Kunden mit genau einem Referenzdokument. Das Angebotsmanagement ermöglicht für jede ausgewählte Kalkulation die erforderliche Währung und Einheit für das Angebot einzutragen und auszugeben. Die Quoten und Preise für die verschiedenen Kalkulationen sind gruppiert und können in einem Dokument gemeinsam mit der Gesamtausgabe des Angebots gesendet werden . Die Zustellung des Angebots kann ebenso über den automatischen e-mail Versand erfolgen. Es ist möglich Lieferpläne für jede Fertigungslinie einzustellen, stufenweise nach Termin und Zielort. Diese Definition wird im weiteren im Logistik-Modul benötigt um das versenden des Materials zu unterstützen.

Aufträge

Das Auftrags-Modul umfasst die Funktionen für das Auftragsmanagement, es ermöglicht die Suche im Angebots- und Auftragsverzeichnis je Status (Offen, Bestätigt, Freigegeben für Produktion, etc.), je Vertreter, je Verkäufer und bietet ausführliche Grafiken und Tableaus der Auftrags- und Verkaufsanalyse je Produkttyp, Land oder Vertreter. Die Aufträge können mit einer Kreditlimit-Prüfung mittels Partnern gesichert werden, und wo die Obergrenze überschritten ist kann der Auftrag für die Produktion nicht freigegeben werden bevor die finanziellen Fakten nicht weiter geprüft sind. Verschiedene Kostentypen können mit jeder Auftragsposition (Vertreterprovision, Versandkosten) verbunden sein wie auch verschiedene Rabatttypen (bis zu 3 kaufmännische Rabattstufen). Wie im Angebot kann auch der Auftrag in der Kundensprache und Währung ausgegeben werden. Für jede Position ist es möglich einen Lieferplan einzustellen, stufenweise nach Termin und Ort. Diese Definition wird im weiteren im Logistik-Modul benötigt um das versenden des Materials zu unterstützen.

Mit dem Workflow-System für die Auftragsfreigabe ist es möglich jeden Schritt der Aufträge ab der Erfassung zu prüfen und rückverfolgen. Hierin ist auch ein Reporting-System enthalten, indem Alarmfunktionen zu individuellen Statusänderungen eines Dokuments eingestellt werden können.

Invoicing

Auftragsabschluss - Fakturierung

SISTRADE bietet ihnen auch ein integriertes Fakturierungs-Modul das ihrem Unternehmen die vollständige Bearbeitung und Ausgabe ihrer Rechnungen und Umsatzanalysen ermöglicht. Getrennt von der Fakturierung, kann der Anwender auch Proforma-Rechnungen, Gutschriften und Lastschriften, wie weitere Dokumente erstellen.

Mit Einsatz der Dokumentverfolgung, kann der Anwender die erstellten Dokumente des Verkaufsmoduls steuern (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Fertigungsaufträge, Rechnungen, etc.) und die Übersicht der Fertigungsaufträge, Kundenaufträge oder Angebote ansehen.

Das Modul ermöglicht ihnen auch das erstellen eines Rechnungsplans, in welchem man einige Rechnungen einstellt, die aber aus verschiedenen Aufträgen und/oder Fertigungsaufträgen kommen können. Der Prozess wählt im weiteren die Aufträge aus die abgerechnet werden sollen und dann vom System als Rechnung erstellt und verschickt werden, ohne einen weiteren Mitarbeitereingriff.

Mit der Übersicht des täglichen Umsatz- und Auftragseingans wird ermöglicht das alle ausgestellten Geschäfts-Dokumente mit oder ohne Mehrwertsteuer angezeigt werden. Damit ist es möglich alle ausgelieferten und fakturierten Aufträge zu steuern. Das System kann auch elektronische Rechnungen mittels EDI versenden.

Falls erforderlich bietet SISTRADE eine elektronische Rechnungslösung gemäß der gesetzlichen Anforderungen. Die Sistrade Lösung ermöglicht die vollständige Ausgabe als elektronische Rechnung:

Rechnungsausgabe;
Verschlüsseln der Rechnungen mit innovativer Verschlüsselungstechnik;
Versenden der elektronischen Rechnung;
Archivieren der elektronischen Dokumente, erstellen eines entsprechenden Index (nach gesetzlicher Datenanforderung) für eine spätere Ausgabe von periodischen Auswertungen und Übersichten aller elektronisch ausgegebenen Rechnungen während eines angeforderten Zeitraums.

Die Lösung ermöglicht den Empfang von:

Entschlüsseln der Kurzversionen;
Berechnen einer neuen Zusammenfassung der empfangenen Rechnungen;
Vergleichen beider Summen um ein validieren empfangenen Rechnungen zu machen;
Konvertieren und integrieren der empfangenen Rechnungsdaten zu dem erforderlichen Format des Buchhaltungssystems.

SISTRADE hat Erfahrung und Kompetenz um mit verschiedenen Standard-Protokollen für die elektronischen Datenaustauschformate zu arbeiten, mit dem Ziel das die ausgegebenen Dokumentdaten (Rechnung) für das zu Verarbeitende System sicher zu konvertieren und zu integrieren sind.